Дистанционная работа уже несколько лет разрешена законодательно, но компании все еще теряются при составлении трудового договора.

Дистанционная работа – это тренд среди работодателей. Удаленный труд таит в себе много особенностей, которые начинаются уже на стадии заключения договора, а именно – согласно положениям Трудового кодекса при дистанционном найме между работником и работодателем происходит электронный документооборот, трудовой договор не является исключением. Порядок заключения трудового контракта с дистанционным сотрудником регламентирован положениями статей 312–312.2 ТК РФ. Документ подписывается в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью работника. Работодатель после получения электронной версии контракта от сотрудника обязан направить работнику бумажную версию договора по почте. Я всегда рекомендую направлять письма с описью вложения.

Стоит обратить внимание на то, что стороны могут заключить обычный трудовой договор без электронного обмена, так как в статье 312.2 ТК РФ используется слово «могут», а не «обязаны».

Если все же у организации есть возможность пригласить сотрудника на подписание контракта в офис, то лучше так и поступить. Во-первых, не придется тратить время на обмен документами по почте. Во-вторых, работодатель сможет проконтролировать проставление всех необходимых подписей, к примеру, отметку работника о том, что экземпляр трудового договора им получен на руки. В-третьих, не нужно будет копировать все локальные акты, чтобы направить их сотруднику в электронном виде для ознакомления. Местом заключения договора указывается во всех случаях место нахождения работодателя.

Сотрудник при приеме на работу обязан направить компании общий пакет документов, который предоставляют и все остальные сотрудники, правда, тут обмен бумагами возможен в электронном виде. Если работодатель требует от работника документы на бумажном носителе, то сотрудник обязан направить заверенные нотариусом копии по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Организация обязана получить у такого сотрудника согласие на обработку персональных данных иначе не будет никаких законных оснований хранить копии документов. В трудовом договоре должно быть зафиксировано все вышеуказанное. Рекомендую записать электронные адреса обеих сторон договора, поскольку большая часть работы будет проходить именно через этот канал коммуникации.

При формировании условий договора в пункте «место работы» указывается адрес работника. В трудовом договоре пропишите все основания, по которым работодатель имеет право уволить сотрудника. Так, Свердловский областной суд в Апелляционном определении от 11 мая 2017 года по делу № 33-7310/2017 удовлетворил требование сотрудника о восстановлении на работе. Обстоятельства дела заключались в следующем. Истец был принят в банк на должность кредитного менеджера. Трудовой договор о дистанционной работе расторгнут на основании служебных записок о невыполнении плановых показателей. Приходя к выводу о незаконности увольнения истца, суд исходил из того, что в соответствии с частью 1 статьи 312.5 Трудового кодекса расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится в том числе по основаниям, предусмотренным трудовым контрактом.

Суд первой инстанции пришел к обоснованному выводу о том, что договор (с учетом всех дополнительных соглашений) не содержит каких-либо дополнительных оснований расторжения соглашения, в связи с чем увольнение истца ответчиком по правилам статьи 312.5 ТК РФ не может быть признано законным.

После подписания трудового договора работодатель обязан издать приказ о приеме на работу и заполнить личную карточку. С приказом о приеме на работу компания знакомит работника тем же способом, которым заключается сам договор.

Заполнение трудовой книжки не требуется, в случае если стороны договорились не вносить запись о дистанционной работе. Следует обратить внимание на то, что работодатель не обязан оформлять трудовую книжку впервые поступающему на дистанционную работу сотруднику (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Еще одним отличием дистанционного работника от обычного является то, что получать СНИЛС он обязан самостоятельно, тогда как для обычных сотрудников получение СНИЛСа – это обязанность работодателя.

В Трудовом кодексе указано: «впервые поступающего на работу»; все же полагаю, что СНИЛС будет получать самостоятельно и тот, кто, к примеру, потерял свою «страховку», хотя на работу данный сотрудник может устраиваться и не первый раз.

Организация рабочего места и процесса контроля зависит от условий заключенного договора, а именно – будет ли работник использовать предоставляемые или рекомендованные работодателем оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации, иные средства или он использует собственные (арендованные) оборудование и программно-технические средства.

Согласно части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса при использовании работником предоставляемых или рекомендованных компанией оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации, иных средств работодатель обязан ознакомить сотрудника с требованиями охраны труда при работе с данными оборудованием и средствами.

Обычно дистанционные работники самостоятельно определяют время работы и отдыха, более того, такое право им предоставляет Трудовой кодекс РФ (ч. 1 ст. 312.4). Я же работодателям рекомендую в договоре прописать конкретное время, когда работник должен быть доступен онлайн, иначе трудовой договор не будет иметь никаких мер контроля над сотрудником.

В таком трудовом договоре следует подробно расписать, в какие сроки должны поступать ответы от работника, как он должен отчитываться, в какие периоды, нужно предусмотреть положение о том, каким образом работник сообщает работодателю о том, что задание получено (по электронной почте, смс-сообщением, устно по телефону и т. д.), должна ли быть промежуточная связь, о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч 1 ст. 312.3 ТК РФ). В договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению и должны ли они быть документально подтвержденными.

Часто на практике случаются ситуации, когда работодателю требуется, чтобы хотя бы раз в месяц дистанционный сотрудник появлялся в офисе. Подобные поездки работодатель вправе признать командировкой, так как для дистанционных работников нет никаких особых условий по командировкам и такая поездка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Компании такие расходы учитывают при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 14 апреля 2014 г. № 03-03-06/1/16788 и от 1 августа 2013 г. № 03-03-06/1/30978).

Согласно пункту 7 статьи 26 Налогового кодекса организация обязана удерживать НДФЛ с дистанционного работника и уплачивать его в бюджет по месту своего учета. В данном случае работодателю стоит проверить налоговое резидентство сотрудника, так как НДФЛ удержать возможно только с резидентов или нерезидентов, получающих доходы в России. Иначе говоря, если местом работы в трудовом договоре определена не Россия, то НДФЛ не удерживается.

Обычно дистанционные работники самостоятельно определяют время работы и отдыха, более того, такое право им предоставляет ТК РФ. Я же работодателям рекомендую в договоре прописать конкретное время, когда работник должен быть доступен онлайн, иначе трудовой договор не будет иметь никаких мер контроля.

Никаких иных особенностей налогообложения дистанционная работа в себе не скрывает.

Судебная практика показывает, что многие работники заблуждаются в отношении своих трудовых договоров, относя их к договорам по дистанционной работе. Так, Московским городским судом было рассмотрено дело № 33-10621/2017, где работница указала, что уволена за прогул, но ей был установлен режим гибкого рабочего времени и была предоставлена возможность удаленной (дистанционной) работы. Однако суд установил, что в договоре не имелось указания на то, что работа носила дистанционный характер, в связи с чем сотруднику было отказано в удовлетворении требований.

Дистанционная работа, с одной стороны, вызывает много вопросов у работодателей, с другой стороны – это удобный механизм экономии денежных средств. Не бойтесь такой формы занятости ваших сотрудников, в настоящее время существует большое количество программ, которые отслеживают, сколько времени каждый сотрудник работал и что конкретно он в это время делал. Просто старайтесь учитывать в трудовом договоре все условия, которые работник обязан соблюдать.