Как доказать реальность сделки между клиентом и контрагентом: практические рекомендации

Усиление контроля со стороны налоговых органов заставляет бизнес более тщательно подходить к подтверждению реальности сделок между клиентами и контрагентами. Это не только защищает предпринимателей от возможных претензий проверяющих, но и сводит к минимуму риски признания договоренностей недействительными.

Остановимся на главных причинах, указывающих на важность подтверждения подлинности сделок, и объясняем, как правильно собрать и оформить необходимые доказательства.

Подтверждение реальности сделки — не только способ защиты от претензий налоговых органов, но и важный элемент обеспечения юридической безопасности бизнеса в целом. Фиктивные или сомнительные сделки могут послужить причиной серьезных проблем, выходящих за рамки налоговых споров. Рассмотрим семь главных рисков, связанных с необеспечением доказательств подлинности соглашений.

Налоговые органы активно выявляют схемы, используемые для ухода от налогов или незаконного обналичивания средств. Если сделка будет признана фиктивной, это может повлечь за собой доначисление налогов, блокировку счетов компании, штрафы в размере 20–40% от суммы недоимки, пени за каждый день просрочки и даже уголовную ответственность руководителя компании или иных ответственных лиц по ст. 199 УК РФ – за умышленное уклонение от обязанностей налогоплательщиков.

Помимо налоговой, реальность сделок может проверяться и другими органами — например, антимонопольной службой на предмет соблюдения конкурентного законодательства, таможенными органами во избежание незаконности импорта или экспорта, а также банками — при проведении операций по счетам.

Если контрагент не выполнил свои обязательства, доказательства реальности сделки помогут взыскать убытки или расторгнуть договор. Сделка также может быть оспорена в суде в случае банкротства контрагента или его недобросовестных действий. Наконец, подтверждение реальности сделки нивелирует риск стать жертвой распространенных мошеннических схем, в результате которых контрагент пропадает с радаров, получив предоплату.

Участие в сомнительных сделках может нанести ущерб репутации компании — это и потеря доверия со стороны партнеров и клиентов, и сложности с привлечением инвестиций, и критика со стороны общественности и СМИ. Особенно сильно от репутационных рисков страдают крупные организации, дорожащие своим имиджем.

Если сделка будет оспорена в суде, наличие доказательств ее реальности станет ключевым фактором для защиты интересов компании. Например, в случае банкротства одной из сторон сделки кредиторы могут попробовать истолковать ее как фиктивную. К оспариванию сделок, заключенных руководством компании, могут привести споры с акционерами или учредителями. А государственные органы вправе запросить доказательства для проверки компании по делам о легализации якобы преступных доходов.

Банки и инвесторы тщательно проверяют финансовую отчетность компании перед тем, как предоставить кредит или инвестиции. Наличие сомнительных сделок в отчетности может повлечь за собой отказ в финансировании, усложнение условий кредитования и другие проблемы и неудобства.

Для компаний, работающих на международном уровне, подтверждение реальности сделки особенно важно. Это, в частности, связано с требованиями валютного контроля, необходимостью соблюдать международные стандарты, вероятностью санкций со стороны иностранных государств.

Договор и приложения к нему. Договор — это основной документ, подтверждающий намерения сторон. Важно, чтобы в нем были четко прописаны предмет сделки, сроки исполнения обязательств, порядок расчетов и ответственность сторон.

В дополнение к основному договору можно приложить спецификации, графики поставок, акты выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация. К ней относятся счета-фактуры, товарные накладные (унифицированная форма ТОРГ-12), акты приема-передачи, платежные поручения. Эти документы должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями законодательства и содержать все необходимые реквизиты предприятия.

Доказательства фактического исполнения обязательств. Это, к примеру, фото- и видеоматериалы, подтверждающие передачу товара или выполнение работ, транспортные накладные и другие логистические документы, отчеты о проведенных работах или услугах, переписка с контрагентом (электронные письма, сообщения в мессенджерах, подтверждающие обсуждение условий сделки и ее исполнение), а также доказательства факта оплаты по сделке — платежные поручения, выписки из банка, кассовые чеки и т.д.

Доказательства деловой цели сделки. Налоговые органы нередко интересуются, была ли у сделки реальная деловая цель. Здесь в качестве доказательств можно предоставить бизнес-план, маркетинговые исследования, а также документы, подтверждающие вашу потребность в товаре или услуге.

Соблюдайте формальности. Все документы должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства. Например, накладные и акты должны быть подписаны уполномоченными лицами и содержать печати, если это предусмотрено.

Сохраняйте документацию. Все бумаги, подтверждающие факт совершения сделки, следует хранить не менее четырех лет — в соответствии со сроком давности для налоговых проверок.

Используйте ЭДО. Электронный документооборот позволяет оперативно обмениваться документами с контрагентами и обеспечивает их юридическую значимость.

Проверяйте контрагентов. Перед заключением сделки важно проверить благонадежность ее будущего участника. Это можно легко сделать с помощью выписок из ЕГРЮЛ и проверки на сайте ФНС, а также проанализировав финансовую отчетность контрагента.

Если налоговая инспекция начала проверку или реальность сделки пытается оспорить кто-то другой, важно собрать все доказательства, подтверждающие реальность договора и подготовить письменные пояснения.

Если ситуация сложная, рекомендуем обратиться за помощью к юристам или аудиторам. Забота о юридической чистоте сделок и внимательная проверка потенциальных партнеров по соглашениям не только защитят предпринимателя от финансовых и репутационных потерь, но и станут надежным фундаментом для устойчивого развития бизнеса.